El papel del administrador de fincas resulta determinante en la prevención y gestión de los conflictos en las comunidades de propietarios, según un artículo de opinión publicado el 16 de marzo de 2026 en Ourense. Su intervención, tanto en fases previas como en procedimientos judiciales, puede evitar procesos costosos o, cuando no sea posible, garantizar una carga probatoria sólida. La convivencia, junto al régimen jurídico vigente, favorece la aparición de disputas que requieren una gestión técnica y documental rigurosa.
En la columna original, el abogado y administrador de fincas Alexandre Lodeiro Pereira destaca que la idiosincrasia de las comunidades —la convivencia entre distintos propietarios y el régimen especial de la Ley de Propiedad Horizontal— crea un caldo de cultivo para la conflictividad. Según el autor, además, el marco normativo actual resulta en muchos casos obsoleto e insuficiente para resolver con eficacia todas las controversias.
La experiencia profesional, añade el autor, muestra que una actuación diligente y documentada en la fase extrajudicial reduce la probabilidad de acudir a los tribunales. Cuando la vía judicial es inevitable, esa documentación y el correcto seguimiento de trámites previos mejoran las opciones de la comunidad para defender sus intereses económicos y patrimoniales.
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Conoce más →Funciones y herramientas preventivas
Uno de los conflictos más habituales es la morosidad. La Ley de Propiedad Horizontal legitima tanto al presidente como al administrador para instar el procedimiento monitorio, siempre que se aporte el acuerdo de certificación y la reclamación de la deuda, junto con un desglose correcto del importe y su notificación al deudor. Estos trámites previos son esenciales: un error en la certificación o en la notificación puede dar lugar a inadmisiones o impugnaciones procesales.
El administrador, como miembro de la junta de gobierno y, en muchos casos, como secretario, tiene responsabilidades formales que influyen directamente en la validez de los actos comunitarios. Su intervención no solo es de asesoramiento; puede actuar como testigo en procedimientos judiciales y conviene que toda manifestación ante un órgano jurisdiccional venga respaldada por documentos que la ratifiquen.
La elaboración y custodia de la documentación —acuerdos, certificaciones de deuda, comunicaciones y recibos— es una de las principales herramientas preventivas. Un registro ordenado y accesible facilita la resolución amistosa de controversias y, en su caso, reduce la vulnerabilidad de la comunidad en el litigio.
Actuaciones frente a molestias, vandalismo y aportación probatoria
Cuando se trata de actividades prohibidas o molestas en viviendas o zonas comunes, la normativa exige una notificación previa y fehaciente al infractor. Ese requerimiento es paso necesario antes de cualquier medida coercitiva y debe quedar constancia documental para evitar impugnaciones posteriores.
En casos de delitos o faltas —actos vandálicos, robos o hurtos— es imprescindible generar prueba mediante la denuncia ante las autoridades competentes. El administrador puede tramitar esa denuncia si dispone de instrucciones del presidente o de un acuerdo de la junta, agilizando así la reacción de la comunidad frente a hechos delictivos.
Otro foco habitual de conflicto son las convocatorias y las actas. Los requisitos formales recogidos en los artículos 16 a 19 de la Ley de Propiedad Horizontal obligan al secretario-administrador a actuar con extrema diligencia. Las actas, cuando están bien redactadas y firmadas, se convierten en uno de los medios de prueba más relevantes en la fase judicial.
En definitiva, la figura del administrador de fincas articula prevención, gestión y soporte probatorio. Actuaciones preventivas, comunicación clara y archivo documental conforme a la norma permiten minimizar conflcitos y afrontar con ventaja aquellos que no se logran evitar.
Las comunidades que internalizan la importancia de la diligencia y formalizan instrucciones claras a su administrador reducen riesgos y costes. A su vez, el sector reclama una actualización normativa que responda a las realidades actuales de la convivencia comunitaria para mejorar la eficacia de estas actuaciones.
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